Reservasi Adalah: Pengertian, Proses, Sistem, Transaksi, dan Datanya

Kebutuhan jalan-jalan atau liburan ke luar kota selalu membutuhkan tindakan reservasi untuk memastikan keamanan dan kenyamanan saat sudah sampai lokasi. Reservasi adalah kegiatan untuk memesan suatu tempat menginap atau makan, acara, maupun yang lainnya dari jauh-jauh hari.

Bahkan untuk bisa menggunakan jasa transportasi umum pun perlu adanya reservasi tiket. Reservasi tempat amat penting Anda lakukan, bila hendak mendatangi sebuah lokasi wisata yang akan menimbulkan antrean panjang. Proses reservasi pun banyak yang sudah bisa online sekarang.

Menurut KBBI Reservasi Adalah?

Jika melihat arti dari katanya berdasarkan yang tercantum dalam KBBI, maka yang dimaksud dengan reservasi adalah kegiatan untuk memesan atau mengatur. Pemesanan atau pengaturan terhadap apa?

Terhadap meja makan dalam restoran, kamar hotel atau penginapan, tiket acara atau menonton film dalam satu waktu khusus. Sementara. Ada reservasi dokter gigi bahkan. Ada pula reservasi Bromo, reservasi diorama arsip Jogja, hingga reservasi BPJS Siloam. Semua butuh reservasi.

Arti dari Reservasi Menurut Para Ahli

1. Jurnal Repositori Milik Universitas Siliwangi (Unsil)

Asal kata “reservation” adalah dari "to reserve". Artinya, menyediakan atau mempersiapkan sebuah tempat dari sebelumnya. Namun untuk arti reservation yakni pemesanan suatu tempat atau fasilitas tertentu.

2. Kelly Monaghan (2009)

Monaghan mengartikan reservasi sebagai proses elektronik atau bisa juga klerikal untuk produk-produk perjalanan. Misalnya, tiket transportasi massal maupun kamar pada hotel atau kapal pesiar.

3. Suartana (1987)

Apa yang dimaksud reservasi menurutnya yakni pemesanan beragam fasilitas. Contohnya antara lain akomodasi, bus, diskotek, hiburan, kereta api, meal, night club, pesawat, seat dalam pertunjukan, dan lain sebagainya.

Jenis-Jenis Reservasi menurut Layanan dan Jasa

Jika berdasarkan pada pengertian reservasi menurut Kelly Monaghan, maka ragam jenis reservasi yaitu:

1. Reservasi Penginapan

Reservasi tempat menginap itu mencakup semua gedung atau rumah yang sengaja dibangun untuk tujuan tempat tinggal sementara para turis. Seperti hotel, vila, motel, home stay, guest house, glamping, dan yang lainnya.

Contohnya seperti reservasi hotel adalah melakukan pemesanan kamar dengan jumlah yang sesuai kebutuhan. Transaksi pemesanan harus Anda lakukan dari jauh hari untuk memastikan ketersediaan kamar saat Anda tiba nanti.

2. Reservasi Tempat Makan

Reservasi restoran adalah kegiatan untuk memesan menu terlebih dulu sebelum datang ke tempat makan. Bahkan pada reservasi tempat yang mewah atau selalu ramai penuh pembeli, pemesanan termasuk juga untuk mejanya. Sistem pemesanannya bisa lewat beragam cara, termasuk online.

3. Reservasi Tiket

Reservasi dalam Bahasa Inggris dunia wisata adalah booking. Pada dasarnya sama saja. Pada tipe ini, Anda mendapatkan tiket sesudah melakukan transaksi pemesanan untuk setiap layanan yang butuh tiket agar bisa masuk. Seperti dalam Undang-Undang tentang penerbangan No.1 Tahun 2009.

4. Reservasi Tur

Reservasi dalam sebuah perjalanan menurut Law Insider adalah kegiatan untuk memesan segala macam yang berhubungan dengan kebutuhan selama tur. Termasuk transportasi darat, udara, atau laut, juga ada penginapan, hingga akomodasi selama semalam atau lebih.

Ragam Reservasi Menurut Status

Reservasi bisa berbeda tergantung statusnya. Seperti beberapa perbedaan status berikut ini:

Amended Reservation berarti reservasinya telah mengalami perubahan yang biasanya berkaitan dengan tanggal tiba atau pergi.
Cancelled Reservation berarti reservasi tersebut telah mengalami pembatalan.
New Reservation berarti reservasinya masih baru saja Anda lakukan untuk kali pertama.
Conference Reservation artinya reservasi tersebut akan menjadi tempat untuk konferensi atau acara seminar.
Confirmed Reservation artinya adalah reservasi tersebut sudah pasti jadi karena telah mendapat konfirmasi dari pemesan.
Group Reservation berarti reservasinya adalah untuk sekelompok tamu atau rombongan (grup). Status reservasi dari rombongan dengan jumlah minimal 15 orang adalah Group Reservation ini.
Individual Reservation merupakan reservasi yang khusus untuk tamu-tamu perorangan.

Media Reservasi

Dalam membuat pesanan untuk berbagai keperluan, baik transportasi maupun penginapan, media reservasi yang digunakan oleh calon tamu adalah sebagai berikut:

Alat faksimile.
Langsung mendatangi lokasi.
SMS, atau media pengirim pesan yang lainnya.
Surat elektronik (e-mail).
Surat fisik.
Telepon genggam, rumah, maupun kantor.

Reservasi online adalah satu alternatif yang bisa Anda gunakan bila tidak berkenan menggunakan media-media tersebut.

Baca juga:

Manfaat Reservasi

Ada beragam manfaat dan keuntungan yang bisa Anda peroleh saat memilih melakukan reservasi terlebih dulu sebelum sampai lokasi tujuan, seperti:

Anda berkesempatan memikirkan dengan matang setiap keperluan yang nantinya bakal Anda atau rombongan butuhkan selama perjalanan berlangsung.
Lebih efisien, karena Anda bisa tahu dulu ketersediaan tempat sebelum berangkat, baik pesawat, kereta, maupun penginapan.
Perjalanannya lebih pasti sesuai rencana. Meski akan ada hal-hal tidak terduga, tetapi adanya reservasi dapat memperkecil kemungkinan itu.
Pihak maskapai maupun pengelola transportasi bisa memberikan layanan yang memuaskan kepada para penumpangnya.
Proses reservasi juga berguna untuk melihat kebutuhan khusus penumpang berdasarkan data yang mereka isikan ke dalam formulir pemesanan. Jadi pihak petugas pun tidak akan melakukan kesalahan dalam melayani penumpang.
Salah satu manfaat dari reservasi bagi pihak hotel adalah dapat melakukan persiapan yang matang dan memadai sebelum kedatangan Anda. Jadi mereka juga bisa memberikan pelayanan terbaik begitu Anda tiba dan selama menginap.

Klasifikasi Jenis Reservasi

Cara-cara reservasi Anda lakukan juga menunjukkan klasifikasi jenis yang berbeda-beda, termasuk bagaimana Anda melakukan pembayarannya. Ada pula aspek kesepakatan antara kedua belah pihak dalam sebuah transaksi reservasi.

1. Reservasi Bergaransi

Adanya jaminan dalam sebuah proses transaksi pemesanan menunjukkan bahwa reservasi tersebut bergaransi. Biasanya ini sering ada dalam pemesanan kamar hotel. Namun pihak hotel juga meminta jaminan dari pemesan agar menghindari kemungkinan kabur, seperti:

a. PrePayment

Pembayaran oleh calon tamu sebelum kedatangannya menempati kamar pesanannya.

b. Credit Card

Ini untuk reservasi yang Anda lakukan dengan tagihan kartu kredit. Nantinya petugas hanya akan mengkonfirmasi nama dan nomor dari kartu Anda.

c. Advance Deposit

Anda sengaja mengirimkan terlebih dulu pembayarannya pada pihak hotel, dengan nominal yang kurang dari harga sewa keseluruhan selama Anda menginap. Namun, tidak juga kurang dari sewa kamar untuk satu malamnya.

d. Kontrak Kesepakatan (Korporasi)

Kontrak korporasi lebih banyak berguna bila pemesannya adalah perusahaan, dengan kesepakatan dalam bentuk kerja sama. Berupa persetujuan dari perusahaan untuk melakukan pembayaran atas sejumlah besar kamar sebelum sampai lokasi.

e. Travel Agent

Ini biasanya harus ada ketika melibatkan pihak ketiga, yakni agen perjalanan. Mengingat hari ini sudah ada banyak sekali agen perjalanan yang bisa Anda akses lewat aplikasi. Bentuk jaminannya adalah voucher.

2. Reservasi Tanpa Garansi

Reservasi tipe ini biasanya ada pada pemesanan kamar-kamar guest house atau home stay. Pihak mereka memang memastikan kamarnya tersedia. Namun ada batas waktunya. Bila pemesan tidak kunjung datang sampai lewat batas waktunya, maka kamarnya akan hangus.

Ketika Anda memutuskan hendak melakukan perjalanan atau makan besar bersama banyak orang, reservasi adalah cara terbaik untuk memastikan ketersediaan tempat. Daripada Anda harus berlama-lama antre panjang dan ternyata kehabisan tempat. Apalagi dengan adanya beragam aplikasi.